Instruksen er i første rekke beregnet for 11’er lagene, som har store beløp i omsetning, men også 7’er lagene bør være informert om rutinene.
Bakgrunnen for presiseringen er hovedsakelig begrunnet i følgende;

1) MIF’s hovedstyre har vedtatt at klubben skal følge periodiserte budsjetter for å bedre økonomistyringen. Det skal i MIF Fotball budsjetteres og føres regnskaper på månedsnivå.
2) Forretningsfører må da få inn attesterte og betalte fra lagene bilag månedlig for føring. Det må komme frem av bilaget hva utbetaling/innbetaling gjelder. Fristen er 15. hver måned. Bilag legges i MIF`s postkasse(under trappa ved hovedinngangen)
3) All utfakturering må gå via MIF av hensyn til moms-beregning. Gjelder dugnader, sponsorer etc.
4) Lagene har i noen tilfeller en egen bankkonto som kun disponeres av lagleder. Dette er greit for 7’er lagene, men med 11’er lagene er det så store beløp med i bildet at disse beløpene må med i regnskapet.
5) Alle 11`er lag bør ha en egen konto tilknyttet MIF.

Prosedyrer for håndtering av lagets bilag og penger:
• Bankkonto: Hvert lag som ønsker det skal kunne opprette egen bankkonto. Kontoen skal disponeres av lagets økonomiansvarlig og evt. en bemyndiget person til. Kontakt mette@mif.no
• Utgifter kontant: Lagleder tar enten av lagets kasse, alternativt legger ut, eller tar ut fra bank på forhånd. Bilag attesteres av lagleder, og leveres forretningsfører for avregning/tilbakebetaling. Tilbakebetaling kan skje kontant eller til privat konto.
• Utgifter bank: For større utgifter skal i regelen lagleder attestere mottatt faktura, betale i bank og levere bilaget til forretningsfører uten unødig opphold. Bilag skal til forretningsfører minimum en gang i måneden.
• Inntekter kontant: Lagleder kan ha en kassebeholdning for mindre inntekter (kakesalg etc.) og utgifter. Bør holdes under kr. 3000,-. Alle kontantinntekter skal føres på spesielt inntektsskjema som leveres forretningfører.
• Inntekter faktura/bank: Alle sponsorinntekter skal faktureres av forretningsfører av hensyn til moms-regnskapet. Det er ikke moms på dugnadsinntekter, men også disse bør faktureres dersom det er snakk om beløp over 5.000 kroner. Dersom lagleder setter kontanter inn på MIF Fotballs bankkonto, må han/hun passe på å få med seg bilag fra banken, og påføre hvilket lag det gjelder før bilaget leveres forretningsfører.
 

Systemet krever en ryddig kontakt med forretningsfører. Vår forretningsfører, Mette S. Jensen(fra Økonomistyring AS), har normalt kontortid på MIF-huset xxxxxxx. Hun kan nås på mail: mette@mif.no

Rammebetingelser:
Lagsøkonomi: Hvert lag styrer sine egne penger. Ingen andre lag eller deler av MIF vil ta fra et lag penger som det har skaffet selv til eget bruk.
Sponsorer: Styret har rettigheter for salg av draktreklame på draktene. Ingen lag kan selge reklameplass på drakt, uten å involvere styret. Alle draktreklame-avtaler skal være 2 årig. Alle avtaler som overgår styrets markedsbudsjett, deles 50\50 mellom laget og styret.
Egne dugnader: Hvert lag kan skaffe seg så mange dugnader de ønsker. Laget må koordinere med Markedsansvarlig i MIF Fotball dersom oppdraget gjelder en avtalepartner. For tiden er Buskerud Storsenter og Kiwi avtalepartnere..
Aktivitetsavgift: Lagleder leverer inn lagliste samt bemerkning om hvilke spillere som skal ha fritak.
Trenergodtgjørelser: Styret dekker 50 % av trenergodtgjørelsen. Laget er ansvarlig for å dekke inn resterende. Midler får laget inn enten ved dugnadsarbeide eller ved egne sponsorer.

Inntekter fra felles sponsorer og felles dugnader vil komme lagene mere indirekte til gode.
Det er bestemt at kjøp av drakter og utstyr skal foretas av MIF for å bidra til en samlet profil på MIF Fotball.